Vrijwel elke diaconie heeft te maken met aanvragen voor financiële hulp. Het is verstandig om hiervoor een vaste werkwijze af te spreken en te communiceren. Dat geeft duidelijkheid binnen de diaconie. En met een heldere, transparante en vaste werkwijze verlaag je de hoge drempel naar de diaconie. Gemeenteleden weten waar ze aan toe zijn en wat ze kunnen en mogen verwachten. In een aantal stappen stel je je eigen richtlijn op voor individuele hulpverlening door jouw diaconie.
Formuleer duidelijk welke uitgangspunten jullie als diaconie hanteren bij individuele (financiële) hulpverlening. Denk daarbij aan de volgende punten:
Communiceer in de richtlijnen duidelijk wie het aanspreekpunt is als mensen hulp vragen voor zichzelf of voor anderen. Dit kan bijvoorbeeld een wijkdiaken zijn. Omschrijf in welke situaties mensen bij de diaconie terecht kunnen. Geef ook aan hoe er in het beginstadium wordt omgegaan met de hulpvraag: gaat er iemand op bezoek? Wie wordt er allemaal op de hoogte gebracht?
Het opbouwen van een vertrouwensrelatie met de hulpvrager is van groot belang om tot een goede hulpverlening te kunnen komen. Omschrijf welke informatie de diaconie nodig heeft om een zorgvuldige afweging te kunnen maken. Beschrijf ook waarom deze informatie nodig is; niet om te oordelen, maar om zicht te krijgen op de situatie.
Als mensen vaker om hulp vragen, kan er meer aan de hand zijn. Het is zaak om zicht te krijgen op de oorzaken. Naast steun voor levensonderhoud zal je moeten werken aan oplossingen voor de lange termijn. Dit gaat vaak hand in hand met professionele hulpverlening.
Ook als mensen voor het eerst bij de diaconie om hulp vragen, is het verstandig om de geldzorgen bespreekbaar te maken. Juist omdat mensen er niet makkelijk over praten, is het goed om door te vragen of men het sociaal en financieel redt. Spreek daarnaast af om deze mensen regelmatig op te zoeken en om belangstelling te tonen.
De volgende vragen helpen inzicht te krijgen:
Omschrijf op welke wijze hulpvragen worden besproken binnen de diaconie of binnen een diaconale commissie. Beschrijf hoe je omgaat met privacy. Zo is het bijvoorbeeld van belang dat er geen namen vallen tijdens de vergadering en in de notulen. Het coderen van steunaanvragen is daarom aan te bevelen. Ook moet helder zijn hoe de diaconie gegevens bewaart en voor welke termijn. Geef aan dat je hulpvragen wel (anoniem) registreert om daarmee verantwoording af te kunnen leggen over jullie werk en om te signaleren of er veranderingen ontstaan in de hulpvragen. In de brochure ‘Als het om de centen gaat’ kun je meer lezen over het coderen en bewaren van steunaanvragen.
Bespreek hoe de diaconie samen met de hulpvrager een plan van aanpak kan maken waarin je beschrijft wie wat doet. Uitgangspunt is dat de hulpvrager zelf verantwoordelijk blijft voor zijn of haar situatie. De diaconie kan ondersteunen door bijvoorbeeld te helpen de financiële zaken op een rij te zetten en daarmee overzicht te creëren. Maar neem daarbij de verantwoordelijkheid niet over. Je loopt namelijk het risico dat als je op het terrein van inkomensbeheer taken overneemt, je verantwoordelijk wordt gesteld wanneer er problemen ontstaan. Als iemand niet in staat is zijn financiën te beheren dan zijn er andere vormen van hulp nodig.
Geef ook aan wat de procedure is wanneer iemand wordt doorverwezen. Dat het daarbij bijvoorbeeld belangrijk is dat de betrokkene zelf contact opneemt met de instelling, óf dat dit gedaan wordt in aanwezigheid van de hulpvrager. Daarnaast kun je de mogelijkheid bieden om mee te gaan naar de instelling wanneer de hulpvrager dit op prijs stelt. Geef ook aan dat wordt gecheckt of de doorverwijzing gezorgd heeft voor een oplossing.
Communiceer welke richtlijnen de diaconie hanteert. Formuleer daarbij ook wanneer er gekozen wordt voor een gift, een lening, of hulp in natura. Denk ook na over deze richtlijnen:
Omschrijf hoe er contact wordt onderhouden met de hulpvrager, ook als de hulp via een andere instantie wordt verstrekt. Maak aan de hulpvrager duidelijk dat het belangrijk is dat de diaconie op de hoogte wordt gebracht als de omstandigheden zich wijzigen.
Vraag na afloop van de hulpverlening om feedback van de hulpvrager. Gebruik deze feedback om met enige regelmaat te kijken of het protocol nog goed functioneert en pas het aan als dat nodig is. Bid na afloop samen ook voor het afgelopen traject.
Je kunt een diaconale vertrouwenspersoon aanstellen, omdat de diaconie zelf vaak nog een hoge drempel heeft. Gemeenteleden kunnen contact opnemen met de vertrouwenspersoon met zowel sociale als financiële problemen. Door deze diaconale vertrouwenspersoon een klein werkbudget te geven, hoeft niet alles afgehandeld te worden in de diaconie. Stel als diaconie daar duidelijke richtlijnen voor op. Dat hulpvragen door deze diaconale vertrouwenspersoon vertrouwelijk worden behandeld mag helder zijn.
Als diaken kun je te maken krijgen met situaties van schulden, financiële tegenslagen en soms zelfs armoede zowel in als buiten de gemeente. Je mag dan hulp bieden zodat nieuw perspectief ontstaat en niemand gebukt gaat onder de gevolgen van armoede. Maar het vinden van een goede werkwijze is niet altijd zo eenvoudig. Deze brochure wil je helpen om op een barmhartige en verantwoorde wijze steun te bieden bij financiële nood.